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EVENT LEXIKON
Event Lexikon – Alle Fachbegriffe aus den Bereichen Veranstaltung und Events!
Incentive, Promotion.. im Event-Bereich gibt es eine Vielzahl an Begriffen, die nicht direkt jedem geläufig sind. Deswegen fassen wir dir kurz die wichtigsten Fachbegriffe im Event-Bereich zusammen. Solltest du weitere Fragen haben, melde dich gerne bei uns. 😉
Der Begriff kommt aus dem Marketing bzw. dem Wettbewerbsrecht.
Der Ambusher (engl. „aus dem Hinterhalt“) nutzt eine bekannte Veranstaltung (z.B. Fußball-WM, Stadtfest) für eigene Marketingzwecke aus, ohne an der Veranstaltung beteiligt zu sein. Grundsätzlich ist das nicht verboten. Insbesondere der Sponsor der Veranstaltung möchte sich gegen den Ambusher zur Wehr setzen. Ambush Marketing ist grundsätzlich legal, sofern sich der Ambusher in bestimmten Grenzen bewegt (z.B. darf er nicht so tun, als ob er Sponsor oder Beteiligter der bekannten Veranstaltung wäre).
Crowdmanagement ist ein Teil der Veranstaltungssicherheit. Es gibt zu diesem Begriff verschiedene Definitionen.
Grundsätzlich verfolgt das Crowd-Management einen präventiven Gedanken: Wie können z.B. das Veranstaltungsgelände, Zu- und Abwege und die Infrastruktur geplant und dabei das Verhalten der Besucher berücksichtigt werden?
Folgende Aspekte können dabei eine Rolle spielen und Einfluss auf Planungen und Sicherheitsmaßnahmen haben:
- Die Zusammensetzung des Publikums: Jung, alt, männlich, weiblich…
- Die Veranstaltungsart: Rockkonzert, Kirchentag, Volksfest…
- Das Veranstaltungsgelände: Einlass, Fluchtwege, Aktionsflächen…
- Der Verkehr: Verkehrsmittel, Verkehrslage, Anbindungen…
- Die Planungsstruktur: Beteiligte, Aufteilung der Verantwortlichkeiten, Kommunikation…
Corporate Event ist eine Veranstaltungsart, die an Kunden, Händler, Aktionäre oder Mitarbeiter eine bestimmte Botschaft vermitteln sollen (z.B. ein Dank für die Unternehmenstreue). Das können Präsentationsveranstaltungen ebenso sein wie Motivationsveranstaltungen (Incentives). Die Kunst dabei ist, die Zielgruppe emotional und kognitiv zu erreichen.
Es gibt Agenturen, die sich auf diese besondere Veranstaltungsart spezialisiert haben. Im Marketing rechnet man diese Veranstaltungsart der Live- Kommunikation zu.
Juristisch sind das ganz „normale“ Veranstaltungen. Oftmalls wird irrigerweise geglaubt, ein Corporate Event sein keine öffentliche Veranstaltung. Aber nur, weil nicht Jedermann Zutritt hat (so würde das „Public Event“ oft genannt werden), heißt das nicht, dass die Veranstaltung privat sei. Letztlich kommt es darauf an, ob ein abgegrenzter Personenkreis eingeladen ist und (!) die Teilnehmer untereinander oder zum Veranstalter eine innere Bindung auf der sozialen Ebene haben.
Events als Form der Live-Kommunikation sind in vielen Branchen ein stark wachsender Trend. Das ist wenig überraschend. Immer mehr Firmen und Veranstalter erkennen, dass der persönliche Kontakt zum Kunden oftmals die beste Chance bietet, diesen von den eigenen Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen. Allerdings hat jedes Event – von der Großmesse bis zur Hausmesse oder Roadshow – einen großen Nachteil: Es ist zeitlich wie örtlich limitiert. Hier kann Content Marketing weiterhelfen.
Was ist darunter zu verstehen? Der Begriff Content Marketing beschreibt eine Marketingtechnik, bei der mithilfe von unterhaltenden und/oder informierenden Inhalten Vertrauen in der Zielgruppe eines Unternehmens für dieses Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen aufgebaut wird. Es geht dabei explizit nicht um klassische Werbebotschaften, sondern um Inhalte („Content“), die dem Nutzer in der Zielgruppe einen Mehrwert bieten. Sie bieten ihm eine Problemlösung, beantworten Fragen, liefern vielleicht sogar ein Werkzeug zur Optimierung seiner Workflows oder wirken zumindest unterhaltend.
Ziel des Eventmarketings ist es, ein Unternehmen, ein Produkt oder eine Marke bekannt zu machen und zu promoten. Dafür muss die richtige Zielgruppe erreicht, angesprochen und zum Event eingeladen werden. Bei dem Event geht es nicht vordergründig um das Produkt, das vermarktet wird, dennoch ist es immer omnipräsent. Das Publikum wird durch eine geniale Veranstaltung im besten Fall emotional angesprochen, ist aktiv und motiviert. Eventmarketing ist von daher in der Regel erlebnisorientiert.
Das erste was Eventmarketer brauchen, ist eine zündende Idee, die die Zielgruppe erreicht. Die Zielgruppe muss natürlich auf verschiedenen Wegen von diesem Event erfahren, sei es über Social Media, E-Mail-Marketing, über bezahlte oder klassische Werbung. Die wichtigsten Infos über eine Veranstaltung zu geben, ist genauso wichtig wie ein optisch ansprechender Content.
Weiterhin wichtig für ein gutes Eventmarketing ist:
- Positive Emotionalisierung
- Aktivierung der Teilnehmer
- Das Event ist einzigartig und hebt sich von anderen Veranstaltungen ab
- Es vermittelt den Eindruck von Authentizität und Exklusivität
- Die Events sind auf die Bedürfnisse der Teilnehmer ausgerichtet
Live Entertainment kann bei Firmenevents die Emotionalisierung der Veranstaltung und Produkte unterstützen. Live Entertainment kann auch für mediale Aufmerksamkeit sorgen. Die Ziele die eine Firmenveranstaltung erfüllen soll, sollte man unbedingt im Vorfeld festlegen. Ute Lemper beschreibt die spezielle Situation bei einer Firmenveranstaltung so:
„Firmenevents sind für Künstler immer eine besondere Herausforderung. Bei Konzerten kommen die Gäste, um mein aktuelles Programm zu sehen. Das ist bei Firmenveranstaltungen nicht unbedingt der Fall und man muss das Publikum anders ansprechen, mitnehmen und begeistern. Da hilft es, die Hintergründe und Ziele der Veranstaltung zu kennen und ein professionelles Team und Ansprechpartner an seiner Seite zu haben. Auch eine erfahrene Technikfirma ist mir wichtig, die in der Lage ist, auch in einer soundtechnisch schwierigen Location einen perfekten Sound zu erzeugen.“
Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind beliebt und in unserem Alltag nahezu täglich präsent geworden. Dabei gibt es viele Ideen und Möglichkeiten, den Alltag “grüner” zu gestalten und etwas Positives für die Umwelt beizutragen. Auch Eventmanager können sich dem Trend nicht entziehen und sind gefordert, ihre Veranstaltungen unter nachhaltigen Aspekten umzugestalten. Dabei hat sich in den letzten Jahren jedoch ein Praktik entwickelt, welche die “grüne Veranstaltung” lediglich vortäuscht. Unter dem Begriff “Greenwashing” wird die Taktik verstanden, sich nachhaltiger und umweltbewusster zu geben, jedoch in wahrhaft wenig bis gar nichts in diese Richtung zu unternehmen. Dies kann beispielsweise ein Produkt sein, aber auch ein Service oder in der Event-Branche eben eine Veranstaltung.
Das Incentive ist eine Veranstaltungsart mit ihren ganz eigenen Besonderheiten, die ich hier kurz darstellen möchte:
Mit Incentive-Veranstaltungen kann der Veranstalter Kunden oder Mitarbeiter belohnen, fördern oder kennenlernen. Bei den Incentives gibt es eine Reihe spezifischer Rechtsprobleme insbesondere im Steuerrecht und im
Haftungsrecht: Lohnsteuer, Unfallversicherung, Compliance usw.
Der Auftraggeber bzw. Arbeitgeber, der Kunden bzw. Mitarbeiter einlädt, muss einige Fallstricke aus dem Reiserecht und Incentiverecht kennen – ebenso derjenige, der das Incentive bzw. die Reise plant und organisiert.
Live Kommunikation ist der Oberbegriff für Kommunikationsinstrumente, die eine persönliche Begegnung und das aktive Erlebnis der Zielgruppe mit dem Hersteller und seiner Marke in einem inszenierten und häufig die Emotionen ansprechenden Umfeld in den Mittelpunkt stellen. Zu den Instrumenten der Live Communication zählen v.a. Messen, Showrooms, Events, Promotions und spezifische Formen des persönlichen Verkaufs.
Das Metaverse – auf Deutsch auch Metaversum genannt – steht für eine virtuelle digitale Welt, die sowohl in reiner Virtual Reality Form als auch in Augmented Reality Form bestehen kann.
MICE steht für Meetings Incentives Conventions Events, auch „Tagungswirtschaft“ genannt. Damit bezeichnet man Dienstleistungen, die die Planung und Durchführung von
● Meetings =Tagungen,
● Incentives = Belohnungs- und Motivationsreisen,
● Conventions = Kongressen sowie
● Events = anderen Veranstaltungen
umfassen.
NDA = „non-disclosure agreement“ bzw. CDA = „confidential disclosure agreement“ ist eine Verschwiegenheitsvereinbarung. Typischerweise vereinbart ein Kunde mit seinem Auftragnehmer eine solche Verschwiegenheit, z.B. über vertrauliche Informationen, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse, aber auch über Vertragsinhalte (z.B. Höhe der Vergütung). Der subjektive Wille reicht nicht aus, vielmehr muss der Unternehmer aktiv Maßnahmen treffen, um sein Geheimnis zu schützen.
Geschäftsgeheimnisse können bspw. sein:
- Lieferantendaten,
- Kundendaten,
- Preise und Konditionen,
- Kalkulationsgrundlagen,
- Marktanalysen, Marketingpläne,
- Geschäftsmodelle, Innovationen,
- Businesspläne,
- Erfindungen,
- Eigenentwicklungen bspw. von Software, Sourcecode,
- Algorithmen, Metadaten usw.
PCO = Professional Congress Organizer.
Eine PCO ist eine Agentur, die sich auf Planung und Durchführung von Kongressen, Tagungen, Konferenzen oder Seminaren spezialisiert hat. Sie bieten wie Eventagenturen das volle Spektrum für den Veranstalter an. Kunden sind oft Verbände und große Organisationen.
Die PCO kann dabei Generalunternehmer für den Kunden sein (= sie kauft auf eigene Rechnung die weiteren Dienstleistungen ein und verkauft das Gesamtpaket an den Kunden) oder Stellvertreter (= sie schließt die Verträge im Namen des Kunden ab).
Vorweg: Es gibt keine eindeutige Definition dafür. Wie man einen Vertrag nennt, ist grundsätzlich auch egal – es kommt auf den Inhalt an. Veranstaltungsvertrag ist…
„Veranstaltungsvertrag“ wird oft ein Vertrag genannt,
mit dem eine Person oder Organisation mit der Durchführung einer Veranstaltung beauftragt wird, und bei dem der Auftraggeber dann nicht selbst Veranstalter ist, sondern der Auftragnehmer Veranstalter werden soll. Beispiel: Die Stadt XY beauftragt das Unternehmen U, den Weihnachtsmarkt zu veranstalten.
mit dem Veranstalter eine Eventagentur beauftragt, für ihn die Veranstaltung zu organisieren.
mit dem ein Veranstalter eine Location anmietet.
oder
● mit dem ein Veranstalter einen Künstler beauftragt.
Neben der Definition eines Ziels für Ihre Präsenz- und Online-Events sollten Sie sich auch entscheiden, wen Sie mit den Inhalten ansprechen wollen. Nur so können Sie Ihr Event auf die Bedürfnisse Ihrer Wunsch-Teilnehmenden ausrichten, den richtigen Content präsentieren, die passende Werbung schalten, die geeignete Event-Plattform nutzen und relevante Partner·innen und Sponsor·innen finden.
